Zmapování a popis výkonu spisové služby a fungování elektronického systému spisové služby a správy dokumentů s ohledem na interní procesy a legislativní, procesní a technické požadavky.
Zmapování systémů spravujících dokumenty a samostatných evidencí dokumentů používaných u původce a dokumentů spravovaných v těchto systémech. Zhodnocení organizační struktury ve vztahu ke správě dokumentů a jejího vlivu na výkon spisové služby včetně návrhu případné optimalizace.
Posouzení a zhodnocení způsobu provádění spisové služby a správy dokumentů v návaznosti na nastavené činnosti a finanční zdroje.Posouzení stávajícího technického zajištění v oblasti spisové služby a správy dokumentů, zejména posouzení a vyhodnocení informačních systémů spravujících dokumenty a evidenčních pomůcek v elektronické podobě včetně informací o typech dokumentů a rozsahu údajů vedených v těchto pomůckách a systémech.
Vypracování procesní mapy a popis hlavních procesů z pohledu jejich nároků na správu dokumentů a výkon spisové služby. Vytvoření základních doporučených principů správy úředních dokumentů a spisů. Identifikace silných a slabých stránek v oblasti spisové služby a správy dokumentů, neefektivních činností a navržení způsobu jejich zlepšení, včetně vytipování duplicitních, popř. chybějících činností a navržení nápravných opatření.
Procesně orientovaná analýza:
- příjem dokumentů, označování a evidence
- třídění, ukládání a manipulaci s dokumenty
- oběh dokumentů a evidenci postupu při jejich vyřizování
- ukládání do spisovny
- přístupy do eSSL a oprávnění pro práci s dokumenty
- vyřazování dokumentů a provádění skartačního řízení